Yazı Story
                                                                                                               Sevda  KÖYÜSTÜ
 
BİR ALAN OLARAK TIBBİ DOKÜMANTASYON VE SEKRETERLİK, ALANDA YAŞANAN SORUNLAR VE OLASI ÇÖZÜM ÖNERİLERİ
 
Sekreterlik ve Tıp Sekreterliği
İngilizce’de secret olarak ifade edilen, Türkçe’ye ise sır şeklinde çevrilen bu sözcükler esasen sekreter kelimesinin kökenini ihtiva etmektedir. Türk Dil Kurumu’na göre ise sekreter; bir kamu veya özel işletmede yazışma yapabilen, haberleşmeyi kolay kılan, yazman/katip anlamlarına gelecek şekilde ifade edilmektedir. Bazı kaynaklar ise sekreter sözcüğünün Latince secretum kelimesinden türemiş olduğunun altını çizmektedir (1).
Sekreterlik mesleğinin sağlık hizmet işletmeleri çatısı altında faaliyet gösterilen türüne ise tıbbi sekreterlik, bu işi icra eden kişilere de tıp sekreteri, tıbbi sekreter, tıbbi dokümantasyon ve sekterlik personeli veya tıbbi belgeleme görevlisi gibi farklı isimler verilebilmektedir. Ayrıca tıbbi sekreterlerin sağlık işletmesi içerisinde farklı görev yerlerinde faaliyet göstermeleri sonucunda, görev yaptıkları yerler itibariyle de isimlendirildikleri bilinmektedir (2). Örneğin; poliklinik sekreteri, klinik sekreteri, acil servis sekreteri, ameliyathane, yoğun bakım, laboratuvar, hasta kabul, arşiv ve anabilim dalı sekreteri gibi…
Tıp Sekreterliği/ Tıbbi Sekreterliğin Önemi
Günümüz modern dünyasının en önemli sermayesi bilgi olup, en büyük sorun alanı da onun yönetilebilmesi faaliyetidir. Gün geçtikçe niteliği ve niceliği artış gösteren, bilgi ve iletişim teknolojilerinin gelişmesine de paralel bir süreç izleyen bilgi ve onun yönetimi, hem lokal hem de küresel bazda tüm sektörler için stratejik bir kaynak konumundadır. Bu sektörler arasında yer alan özellikle sağlık sektörü, insan ve onun yaşadığı toplumun sağlığı ile ilgili olması dolayısıyla daha da fazla önem ihtiva etmektedir (3). Dolayısıyla sağlık sektöründe bilgi ve mevcut bu bilginin rasyonel yönetiminde faaliyet gösteren en önemli ve değerli meslek gruplarından birisi elbette ki tıp dokümantalistleri ve tıbbi sekreterlerdir.
Tıbbi Sekreterlerin Görev Tanımları ve Temel Sorunluluk Alanları
Tıbbi sekreterler hastanelerde genellikle farklı görev yerlerinde çalışmakla birlikte, bunları temel olarak iki yer şeklinde özetleyebiliriz. Bunlardan ilki arşiv içi, diğeri ise arşiv haricindeki diğer tüm operasyonel birimlerdir. Elle yazılmış çıkış özeti, ameliyat notu ve sağlık raporu gibi hasta ile ilgili çeşitli belgelerin özel formlar üzerine bilgisayarla yazılması tıbbi sekreterlik bölümünün görevidir. Poliklinik ve kliniklerde görev yapan tıbbi sekreterlerin arşiv açısından en önemli görevi ise, hasta dosyalarının olabildiğince merkezi arşive tam gelmesini sağlamaktır. Bu bölümlerde çalışacak sekreterlerin, tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik eğitimi almış olan elemanlardan seçilmesi sağlık kurumları için son derece önem arz eden bir husustur (4).
Bir sağlık işletmesi çatısı altında görev yapan tıbbi sekreterlerin elbette birbirinden farklı görev ve sorumlulukları olduğu ve bunun da görev yapılan birimlere göre farklılaşabildiği bilinmekle birlikte, özet olarak şunları sıralamak mümkündür (5):
*     Hasta kayıt veznesi, poliklinik, klinik, görüntüleme ünitesi, acil servis, yoğun bakım ve ameliyathane gibi hizmet sunum birimleri özelinde, sıklıkla kullanılan ekipmanları, makine ve teçhizatları kullanıma hazır duruma getirmek,
*     Birimler ve SGK ile haberleşme ve iletişim kayıtlarını tutmak ve yönetmek,
*     Hastaların muayeneye hazırlık ve resmi kayıt işlemlerini gerçekleştirmek,
*     Yataklı sağlık hizmeti veren sağlık işletmelerinde, hastaların yatış prosedürlerini yürütmek ve yönetmek,
*     Hasta yakınları ile iletişim kurarak gerekli irtibat ortamını tesis etmek,
*     Hasta yatışlarının yanı sıra, hastaneden taburculuk için de gerekli olan resmi evrakları hazırlamak, raporlamak ve arşivlemek, epikriz raporlarını hazırlamak,
*     Hasta dosyası işlemlerini yapmak,
*     Kendisinden istenilen belgeleri bulmak ve hazırlamak suretiyle ilgili birimlere anında ve eksiksiz olarak raporlayıp iletmek,
*     Evrak ve dokümanların imzalanmasını, onaylanmasını, kayıt defterine işlenmesini ve gerekli mercilere sevk edilmesini günlük periyotlarla takip etmek,
*     Tıbbi doküman ve evrakları dosyalamak ve arşive hazır hale birer belge haline dönüştürmek,
*     Hastalık tanılarını kodlamak,
*     Tanı kartlarını kodlamak ve tasnif etmek,
*     Periyodik istatistik verilerin yer alacağı belgeyi doldurmak ve başta SGK olmak üzere diğer tüm ilgili kurum ve kuruluşlara iletmek
*     Özellikle yoğun bakım, ameliyathane, radyoloji, acil servis gibi ayrıcalıklı birim olarak kabul edilen hizmet birimlerinde, hastalara kullanılan veya kullanılması planlanan tıbbi sarf ve ilaçların hastane otomasyon sisteminden talep edilmesi, kullanılan ilaç ve tıbbi sarfların sistemden düşülmesi ve benzeri türden stok yönetimini gerektiren birtakım önemli işleri gerçekleştirmek…
Bölümün Gerektirdiği Kalifikasyonlar ve Geleceği
Her iş kolunda, her meslekte, icra edilen her bir faaliyet alanında bireylerin görev unvanları her ne olursa oldun, o alanın gerektirdiği belki de bir anlamda yasal olarak zorunlu kıldığı birtakım nitelikler, kalifikasyonlar olduğu gibi, tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik işini profesyonel bir uğraşı alanı/meslek olarak seçen veya seçmeyi planlayan bireylerde de aranan belli başlı kriterler elbette mevcuttur. Bahsi geçen bu kriterleri özet olarak şu şekilde belirtmek mümkündür (6):
*      Normalin üzerinde bir genel yeteneğe sahip olmak,
*      Başta el ve el parmakları olmak üzere, genel olarak sağlam bir beş duyu sistemine sahip olmak
*      Ayrıntıları görebilmek ve hemen algılayabilmek
*      Dikkat düzeyi ve işe odaklılığın yüksek olması
*      Disiplinli ve düzenli çalışma prensiplerine sahip olunması
*      Yüksek düzeyde sorumluluk alabilme potansiyeline sahip olabilmek
*      Mesleki kurallara her daim riayet etme, verilen işi zamanında, doğru ve eksiksiz bitirebilme becerisine sahip olmak
*      Kapalı ortamlarda uzun süre masa başında oturarak çalışmaktan keyif almak
*      İnsanlara karşı yüksek toleransa ve iletişim becerisine sahip olmak
*      Özellikle acil servis, ameliyathane ve yoğun bakım oldukça komplike ve stres düzeyi yüksek olan ünitelerde görev yapacak adaylar için stres ve çatışma yönetimi gibi birtakım yatıştırıcı ve uzlaştırıcı becerilere sahip olmak
*      Söz konusu asıl işin hastalara hizmet etmek olduğu göz önünde bulundurulduğunda, sahip olunması gereken kalifikasyonlardan belki de en önemlisi hasta ve yakınlarına karşı güler yüzlü olmak ve sabırlı davranmak, onların acılarını anlayabilecek bir empati kurabilme yetkinliğine haiz olmak ve yüksek bir özgüvendir. Ayrıca kişinin kılık-kıyafetine de dikkat etmesi, her zaman prezentabl bir duruş sergilemesi oldukça önemli bir nitelik olarak değerlendirilebilmektedir.  
Ülkemizde bu bölümün eğitimleri iki yıllık olarak tabir edilen önlisans programları kapsamında pek çok kamu ve vakıf üniversiteleri tarafından verilmektedir. Ayrıca öğrenciler için gerek fırsat eşitliği gerekse de pozitif bir ayrıcalık olarak ele alınabilecek lisans tamamlama programları mevcuttur. Bu bölümden mezun olmuş veya olacak öğrencilerin DGS (Dikey Geçiş Sınavı)’ye girerek geçiş yapabilecekleri lisans programları şunlardır: İşletme, sağlık yönetimi, sağlık idaresi, sağlık kurumları yöneticiliği, sağlık kurumları işletmeciliği (7, 8). Tabiyki burada DGS’ye girmek ve ilgili programlar için yeterli puanı almış olmanın temel bir gereklilik olduğunu göz önünde bulundurmakta fayda vardır. Ayrıca isteyen öğrencilerin Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültelerine kayıt hakları da bulunmaktadır. Bu durum özellikle yaşı biraz daha büyük olan ve aktif olarak bir işte çalışmak durumunda olan bireylerin daha çok ilgilendikleri bir konu olması bakımından alternatifler arasında her zaman yerini almaktadır.
Bölümle İlgili Yaşanan Sorunlar ve Olası Çözüm Önerileri
Türkiye eğitim sisteminin hemen hemen her alanında ve bölümlerinde olduğu gibi bu bölümün de, yani Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Programlarının da birtakım sorunları mevcuttur. Her ne kadar sorunların tümünü masaya yatırmak ve teşhis etmek mümkün olmasa da genel bir çerçeve çizip temel sorunların gün yüzüne çıkarmak, olası çözüm önerilerinin ileri sürülebilmesi bakımından oldukça önemlidir. Neden derseniz, cevabı basit: Eğer sorun veya sorunların nereden kaynaklandığını, yani kökenini bilemezsek, çözümünü de bulamayız. Dolayısıyla da çözümünü bulamadığımız sorunlar için herhangi bir çözüm alternatifi sunmamız da pek mümkün olmaz. Haydi başlayalım:
*      Öğrencilerin ders döneminde edindikleri akademik beceriler ve teorik bilgiler ile gerçek saha uygulamaları arasındaki yolu örtüştüren bir yapıya sahip olduğunu düşündüğüm mesleki stajlara daha fazla önem verilmeli ve bu stajlar zorunlu hale getirilmelidir. Fakat diğer taraftan öğrencilerin staj dönemi uygulamaları yakından sıkı bir biçimde takip edilmelidir. Gerekirse hemşirelik ve ebelik stajlarında olduğu gibi, ilgili dersin öğretim elemanlarının, öğrencilerle birlikte staja çıkması ve her zaman yanlarında olması yöntemi tercih edilmelidir. Böylelikle sıkça karşılaşılan sahte staj uygulamalarının önüne geçilmiş olacaktır.
*      Genel olarak müfredatlar konusunda sıkıntıların varlığı bilinmektedir. Müfredatlar hazırlanırken, referans alınan bir üniversitenin dersleri ve ders içerikleri aynen kopyalanıp yapıştırılmakta, dolayısıyla öğrencilerin ihtiyaçları ve sektörün mevcut dinamikleri göz ardı edilmektedir. Öğrencilere ders dönemlerinde verilen dersler ve onların içerikleri, öğrencileri iş yaşamına hazır hale getirecek şekilde oluşturulmalıdır. Ayrıca hastalıkların uluslararası sınıflandırılması anlamına gelen ICD kodları hakkında daha fazla bilgi ve eğitim verilmelidir. Gerekirse konuyla ilgili bir uzman okula davet edilmeli ve öğrencilere kodlayıcılık (coder) eğitimi verilip sertifika almaları sağlanmalıdır.
*      Müfredat içeriklerine ek olarak, özellikle anatomi, fizyoloji ve hastalıklar bilgisi gibi derslere ağırlık verilmelidir. Bu derslerin alanında hekim, hemşire, anatomist gibi alanlarında uzman sağlık kökenli akademisyenler tarafından verilmesine dikkat edilmelidir. Buna ek olarak anjiyo, eko, eeg, efor testleri ile HIV, idrar kültürü gibi konularda da eğitim verilmesi yoluna gidilmelidir.
*      Bilmed, Medulla, Medin gibi farklı hastane otomasyon programları ile ilgili pratik ve uygulamalı bilgiler müfredata eklenmelidir. Özellikle iş yaşamına katılan tıbbi sekreterlerin gün içerisinde en fazla kullandığı/kullanacağı programların başında gelen hastane otomasyon programlarını aktif ve bilinçli bir şekilde kullanabilme becerilerine sahip olması son derece önemlidir. Tabiyki sadece bu yeterli değildir. Öğrencilerin bilgisayar teknolojileri konusunda da eğitilmeleri, özellikle ofis programları olarak bilinen uygulamaları profesyonel bir biçimde kullanabiliyor olmaları sağlanmalıdır. Tıbbi yazışma teknikleri ve 10 parmak klavye kullanımı konusuna ayrıca özen gösterilmelidir. Öğretim elemanları arasında 10 parmak klavye kullanımını bilen bir akademisyen yok ise, dışarıdan bir uzman çağrılıp eğitim vermesi ve eğitim sonucunda sertifika verilmesi iyi bir sonuç doğurabilir.
*      Alan derslerine ek olarak öğrencilere işletme ve iletişim fakültesi mezunu olan akademisyenler tarafından iletişim, halkla ilişkiler, hasta odaklılık, hasta tatmini ve sağlık hizmetleri pazarlaması gibi derslerin verilmesi oldukça önemlidir. Çünkü en stresli çalışma alanlarından birisine sahip olan sağlık hizmetlerinde, sağlık çalışanlarının hasta ve hasta yakınlarına olan davranış, tutum ve iletişimleri hayati öneme sahiptir.
*      Akademik kadrolar oluşturulurken, ilgili bölümde faaliyet gösterecek olan eğitmenler için sektör tecrübesine sahip olmaları koşulu aranmalıdır. Eğer şartlar müsait değilse, alanında uzman ve sektör tecrübesi olan-alanda çalışan sağlık yöneticilerinden destek alınabilir.
*      Bir diğer önemli sorunun, bu işin ara eleman yetiştiren bir bölüm olarak görülmesi ve dolayısıyla bir uzmanlaşma alanı veya meslek olarak değer görmediğidir. Dolayısıyla bu durum, tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik bölümlerinden mezun olan öğrencilerin çok düşük ücretler ile işe alınması sonucunu doğurmaktadır. Oldukça önemli bir eleman pozisyonunda olan kişiler, genellikle asgari ücret üzerinden ücretlendirilmektedir. Hatta bu işi yapmak için ülkemizde maalesef, bu bölümden mezun olmaya çok da gerek duyulmamaktadır. Özellikle özel hastanelerde bu görev unvanıyla çalışan kişilerin özgeçmişleri incelendiğinde, genellikle lise mezunu oldukları görülmektedir. Sağlık işletmeleri açısından bu algının yıkılmasında en önemli gördüğüm husus, bu bölümüm bir dernek, bir meslek odası veya benzeri bir yapılanma adı altında toplanması ve belirli periyotlarla sempozyum, kongre, konferans düzenleyip, kamu ve özel sağlık sektörü yöneticilerini konuşması olarak davet etmeleridir. Böylece meslek mensupları ile sağlık işletmesi yöneticileri arasında sıcak bir ortamın tesis edilmesi sağlanabilir.
*      Tüm bunların yanı sıra, bu bölümden mezun olan/olacak kişilerin de birtakım niteliklere sahip olması ve bazı hususlara çok fazla önem vermesi gerekmektedir. Yukarıda bahsettiğim için bu noktaların üzerinden kısaca geçeceğim. Tıbbi sekreterler anlayışlı, sabırlı, güler yüzlü, iletişim ve hasta odaklı, aynı zamanda da prezentabl olmak durumundadırlar. Özellikle cilt ve el bakımlarının bu noktada önem taşıdığının altını çizmekte fayda vardır. Diğer yandan tıbbi sekreterlerin diksiyonuna önem vermeleri gerekmektedir. Eğer hasta ve/veya hasta yakınları ile iletişim halinde olunan bir departmanda çalışılıyor ise bu durum daha da önemli hale gelmektedir. Hasta veya hasta yakınlarına karşı; teyze, teyzeciğim, amca, amcacığım tarzında bir konuşmaya derhal son verilmeli ve muhataplara; hanımefendi, beyefendi gibi saygı ve nezaket içeren hitaplar ile karşılık verilmelidir.
*                 Son olarak tıbbi sekreterlerin, hastanenin tüm bölümlerini, idari yapılanması ve hiyerarşik düzeninin ve genel hastane işleyişini iyi bilmeleri gerekmektedir. Hasta ile hekim arasındaki köprüyü sağlam ve doğru bir şekilde inşa etmelidirler. Belki de en önemlisi; işlerini çok sevmeli ve aşkla yapmalıdırlar. İşte o zaman başarı seni, bir gölge gibi takip edecektir.
Kaynaklar
(1). Ceylan, F. (2015). Sekreterlik Teknikleri Ders Notları, http://www.uludag.edu.tr/dosyalar/shmyo/ders_notlari/kaynak/SEKRETERLIK-2015.pdf adresinden 15.11.2017 tarihinde alınmıştır.
(2). Daştan, S. (2015). Tıbbi Dokümantasyon Ders Notları, http://rteusem.erdogan.edu.tr/wp-content/uploads/2016/03/t%C4%B1bbi-dok%C3%BCmantasyon.pdf adresinden 15.11.2017 tarihinde alınmıştır.
(3). Ünal, N. (2017). Tıbbi Belgeleme. Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi Yayınları: Eskişehir.
(4). MEGEP Yayınları, Büro Yönetimi ve Sekreterlik: Tıbbi Arşivleme, http://ismek.ist/files/ismekOrg/file/2013_hbo_program_modulleri/tibbiarsivleme.pdf adresinden 15.11.2017 tarihinde alınmıştır.
(5). Tıbbi Sekreterler Ne İş Yapar, Görevleri Nelerdir? http://www.acikogretim.net/2017/06/tbbi-sekreter-ne-is-yapar-gorevleri.html adresinden 15.11.2017 tarihinde alınmıştır.
(6). Tıbbi Sekreterin Hak ve Sorumlulukları, http://kendineyazar.blogcu.com/tibbi-sekreter-hak-ve-sorumluluklari/10594893 adresinden 15.11.2017 tarihinde alınmıştır.
(7). Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik DGS Dikey Geçiş Bölümleri 2016,
(8). Önlisans Mezuniyet Alanına Göre Geçiş Yapılabilecek Lisans Programları, http://dokuman.osym.gov.tr/pdfdokuman/2015/DGS/TABLO_2.pdf  adresinden 16.11.2017 tarihinde alınmıştır.